Microsoft 365 Backup: Warum Microsoft eure Daten nicht für euch sichert
Ein Microsoft-365-Backup ist eine eigene Kopie eurer Postfächer, SharePoint-Sites und OneDrive-Konten, aus der ihr einen früheren Stand zurückholt – auch dann, wenn Papierkorb und Versionsverlauf nichts mehr hergeben. Microsoft sorgt dafür, dass die Dienste laufen. Gegen versehentliches Löschen, Ransomware oder ein gelöschtes Benutzerkonto schützt das eure Daten nicht automatisch. Dafür braucht ihr ein Backup: Microsofts eigenes Produkt »Microsoft 365 Backup« oder die Lösung eines Drittanbieters.
Sichert Microsoft meine Daten in Microsoft 365?
Microsoft sichert den Betrieb, nicht euren Datenbestand. Fällt eine Festplatte im Rechenzentrum aus, merkt ihr davon nichts, denn Microsoft hält mehrere Kopien vor. Löscht aber jemand bei euch einen Ordner, ist er für Microsoft genauso gewollt wie jede andere Änderung.
Microsoft nennt das Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibility). Bei Cloud-Diensten wie Microsoft 365 kümmert sich Microsoft um Rechenzentren, Hardware und Software. Bei euch bleiben laut Microsoft Learn immer:
- eure Daten – also auch, ob und wie sie gesichert werden,
- Konten und Identitäten – wer Zugang bekommt und wer ihn wieder verliert,
- Zugriffe – Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung, Freigaben,
- Geräte – die Rechner und Handys, mit denen gearbeitet wird.
Auf unserer Seite zu Microsoft 365 steht es kurz: Ein echtes Backup gehört dazu, »denn Microsoft 365 alleine ist keins«.
Was Microsoft 365 von Haus aus wiederherstellt
Microsoft 365 hat mehrere Sicherheitsnetze für Gelöschtes eingebaut. Sie sind nützlich, aber alle zeitlich begrenzt:
- Exchange Online: Endgültig gelöschte Mails landen im Ordner »Wiederherstellbare Elemente« und bleiben dort standardmäßig 14 Tage, einstellbar bis 30 Tage (Microsoft Learn).
- SharePoint und OneDrive: Gelöschte Dateien liegen im Papierkorb, insgesamt 93 Tage ab dem Löschen, über beide Stufen hinweg (Microsoft Support).
- Versionsverlauf: SharePoint und OneDrive speichern ältere Fassungen einer Datei. Wie viele, regeln Grenzen pro Bibliothek. Was über die Grenze fällt, ist endgültig weg und landet nicht im Papierkorb (Microsoft Learn).
- Aufbewahrungsrichtlinien: Je nach Lizenz könnt ihr mit Microsoft Purview festlegen, dass Inhalte eine bestimmte Zeit nicht gelöscht werden dürfen. Das dient Compliance und Nachweisen, nicht dem schnellen Zurücksetzen auf einen alten Stand.
Warum Papierkorb und Versionen kein Backup sind
Papierkorb und Versionen helfen, wenn jemand eine einzelne Datei löscht und es schnell merkt. Ein Backup brauchen solche Fälle, die später oder größer auffallen. Typisch sind diese Situationen:
- Es fällt zu spät auf. Ein Projektordner wurde im Frühjahr gelöscht, gebraucht wird er im Herbst. Die 93 Tage sind dann vorbei.
- Ein Konto wird gelöscht. Verlässt jemand das Unternehmen und das Konto wird entfernt, bleibt dessen OneDrive standardmäßig nur 30 Tage erhalten.
- Ransomware verschlüsselt synchronisierte Dateien. Tausende Dateien einzeln über den Versionsverlauf zurückzuholen, ist kaum machbar.
- Ein Konto wird übernommen. Wer mit fremden Zugangsdaten Admin-Rechte hat, kann auch Papierkörbe leeren.
Ein Backup liegt getrennt vom Alltagsbetrieb, hält Stände über Monate und ist im besten Fall so geschützt, dass es sich nicht einfach von einem gekaperten Konto aus löschen lässt. Wie eine Backup-Strategie insgesamt aussieht und warum Wiederherstellung mehr ist als Sicherung, steht in unserem Beitrag Backup ist nicht Disaster Recovery.
Der Papierkorb ist ein Sicherheitsnetz für den Montagmorgen – kein Plan für den Ernstfall.
Was ist Microsoft 365 Backup?
Microsoft 365 Backup ist Microsofts eigenes Backup-Produkt für Exchange Online, SharePoint und OneDrive. Es wird im Microsoft 365 Admin Center eingerichtet und ist seit Mitte 2024 allgemein verfügbar. Die wichtigsten Punkte laut Microsoft Learn:
- Gesichert werden ganze Postfächer, SharePoint-Sites und OneDrive-Konten. Dateien aus Teams-Kanälen liegen in SharePoint und lassen sich damit mitsichern.
- Wiederherstellungspunkte entstehen alle zehn Minuten, bei SharePoint und OneDrive in dieser Dichte für die letzten zwei Wochen.
- Der Wiederherstellungszeitraum liegt standardmäßig bei einem Jahr; seit Sommer 2026 lässt er sich pro Richtlinie anpassen.
- Die Sicherungen sind unveränderlich gespeichert und bleiben innerhalb der Microsoft-365-Umgebung und eurer Datenregion.
- Abgerechnet wird nicht pro Nutzer, sondern nutzungsbasiert nach gesicherter Datenmenge. Die Konditionen stehen auf Microsofts Produktseite.
Der große Vorteil: schnelle Wiederherstellung großer Datenmengen, ohne zusätzliches Werkzeug. Der Haken: Die Kopie liegt beim selben Anbieter wie das Original. Für die klassische 3-2-1-Regel, nach der mindestens eine Kopie an einem anderen Ort liegen sollte, reicht das allein nicht.
Microsoft 365 Backup oder Drittanbieter?
Beides kann richtig sein. Die Entscheidung hängt weniger an Funktionen als an drei Fragen: Wo soll die Kopie liegen? Was genau muss gesichert werden? Und wer kümmert sich um Überwachung und Wiederherstellungstests?
- Microsoft 365 Backup passt, wenn ihr schnelle Wiederherstellung innerhalb von Microsoft 365 wollt und eine Kopie beim selben Anbieter für euch ausreicht.
- Ein Drittanbieter passt, wenn die Kopie außerhalb von Microsoft liegen soll, etwa in einem deutschen Rechenzentrum, oder wenn ihr Microsoft 365 und eure übrigen Server mit einem Werkzeug sichert.
- Beides kombiniert ist möglich, wenn schnelle Wiederherstellung und eine getrennte Kopie gleichermaßen wichtig sind.
E-Mail-Archivierung ist etwas anderes
Ein Backup soll einen früheren Stand zurückholen. Eine E-Mail-Archivierung soll Mails vollständig, unveränderbar und auffindbar über Jahre aufbewahren, etwa für steuerliche Aufbewahrungspflichten. Das eine ersetzt das andere nicht. Welche Pflichten für euch gelten, klärt am besten eure Steuerberatung.
Wie wir Microsoft 365 bei euch absichern
Bei uns gehört ein Backup zu jeder Microsoft-365-Einrichtung dazu. Wir arbeiten unter anderem mit Veeam für Microsoft-365-Backups und mit MailStore für die E-Mail-Archivierung. Welcher Weg bei euch passt, klären wir vorher: Was muss gesichert werden, wo soll die Kopie liegen, wie schnell müsst ihr wieder arbeiten können?
Danach prüfen wir regelmäßig, ob die Sicherungen laufen, und testen die Wiederherstellung. Denn ein Backup, das »vermutlich« funktioniert, hilft im Ernstfall wenig. Mehr dazu auf unseren Seiten Microsoft 365 und Cloud und Managed Services.
Häufige Fragen zum Microsoft-365-Backup
Macht Microsoft automatisch ein Backup von Microsoft 365?
Microsoft hält eure Daten redundant vor, damit die Dienste bei technischen Ausfällen weiterlaufen. Gegen Löschen, Überschreiben oder Verschlüsseln durch Nutzer oder Angreifer schützt das nicht. Ein Backup müsst ihr selbst einrichten, mit Microsoft 365 Backup oder einem Drittanbieter.
Wie lange kann ich gelöschte Dateien in SharePoint und OneDrive wiederherstellen?
Über den Papierkorb insgesamt 93 Tage ab dem Löschen. Danach sind die Dateien endgültig weg, sofern kein Backup und keine Aufbewahrungsrichtlinie greift. Ältere Fassungen einer Datei gibt es im Versionsverlauf, aber nur bis zur eingestellten Grenze.
Wie lange bleiben gelöschte E-Mails in Exchange Online wiederherstellbar?
Standardmäßig 14 Tage nach dem endgültigen Löschen, einstellbar bis 30 Tage. Längere Zeiträume erreicht ihr nur mit Aufbewahrungsrichtlinien, einer Archivierung oder einem Backup.
Was kostet Microsoft 365 Backup?
Microsoft 365 Backup wird nicht pro Nutzer abgerechnet, sondern nutzungsbasiert nach gesicherter Datenmenge. Die aktuellen Konditionen stehen auf Microsofts Produktseite. Bei Drittanbietern gelten eigene Lizenzmodelle.
Sind Versionsverlauf und Papierkorb nicht schon ein Backup?
Nein. Beide sind zeitlich begrenzt, liegen in derselben Umgebung wie die Originaldaten und lassen sich mit Admin-Rechten leeren. Für kleine Pannen reichen sie, für Ransomware, gelöschte Konten oder spät bemerkte Verluste nicht.
Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]
Oliver, Frank und Andreas
Eure Ansprechpartner
Ist euer Microsoft 365 gesichert?
Wir schauen nach.
In einem kurzen Gespräch prüfen wir, was bei euch heute gesichert wird, wie lange ihr zurückgehen könnt und ob die Wiederherstellung im Ernstfall klappt.
Gespräch vereinbaren
