Cloud-Telefonie ist Telefonie, bei der die Telefonanlage nicht mehr im eigenen Haus steht, sondern im Rechenzentrum eines Anbieters läuft – bei Microsoft Teams etwa direkt in Microsoft 365. Ob das besser ist als eine eigene Anlage, lässt sich nicht pauschal sagen. Teams-Telefonie spielt ihre Stärken aus, wenn ihr ohnehin in Microsoft 365 arbeitet und viel mobil seid. Eine Anlage vor Ort wie innovaphone ist im Vorteil, sobald DECT-Telefone, Türsprechstelle, Alarmanlage oder Callcenter-Funktionen im Spiel sind. Und oft ist die beste Antwort eine Mischung aus beidem.

Cloud-Telefonie oder Telefonanlage: Worum geht es bei der Entscheidung?

Es geht nicht mehr um »alt gegen neu«, sondern darum, wo eure Anlage läuft: in der Cloud oder bei euch im Haus. Telefoniert wird heute in beiden Fällen über das Internetprotokoll (IP).

Das klassische ISDN gibt es bei der Telekom praktisch nicht mehr. Sie hat ihre Kunden auf IP-Anschlüsse umgestellt und meldete Anfang 2020, die Umstellung sei »so gut wie abgeschlossen«, auch für Geschäftskunden. Jede moderne Telefonanlage ist damit eine VoIP-Telefonanlage (Voice over IP). Die Frage ist nur, wo sie steht. Zwei Begriffe, die ihr in Angeboten lest:

SIP-Trunk: der Anschluss, über den eine IP-Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden ist. Er bündelt mehrere gleichzeitige Gespräche und euren Rufnummernblock. SIP steht für Session Initiation Protocol, das Standardprotokoll der IP-Telefonie.
Session Border Controller (SBC): eine Art Firewall für Telefonie. Er sitzt zwischen Anlage, Anbieter und gegebenenfalls Teams und übersetzt und schützt die Verbindungen.

Teams-Telefonie: Was spricht für die Cloud?

Teams-Telefonie ist der logische Schritt für alle, die mit Microsoft 365 arbeiten. Telefoniert wird in derselben App, in der ihr chattet, Meetings habt und Dateien teilt. Aus unserer Praxis sprechen vor allem diese Punkte dafür:

Keine eigene Hardware: Die Anlage läuft im Rechenzentrum, ihr braucht Notebook oder Smartphone und ein gutes Headset.
Gut skalierbar: Neue Kolleginnen und Kollegen bekommen Telefonie wie jede andere Microsoft-365-Funktion, ohne Begrenzung bei der Zahl der Geräte.
Verwaltung über die bestehende Benutzerstruktur: Wer ein Microsoft-Konto hat, kann auch telefonieren. Kein zweites System, kein extra Passwort.
Ein starkes Softphone: Telefonie, Chat und Meeting in einer App, ohne Wechsel zwischen Programmen, im Büro wie im Homeoffice.
Updates automatisch: Microsoft hält das System aktuell.

Für die Verbindung ins Telefonnetz gibt es mehrere Wege: Rufnummern direkt von Microsoft (Calling Plan), über einen zertifizierten Telefonanbieter (Operator Connect) oder über einen eigenen SIP-Trunk mit Session Border Controller (Direct Routing), wie Microsoft Learn beschreibt. Bei den Kosten ist Teams gut planbar: Abgerechnet wird monatlich bzw. nach Nutzung, eine große Anfangsinvestition entfällt.

Wo stößt Teams-Telefonie an Grenzen?

Überall dort, wo Telefonie mehr ist als Gespräche am Rechner. Das betrifft vor allem Geräte im Gebäude und Abläufe wie im Callcenter.

DECT: Schnurlose DECT-Telefone, wie sie in Lager, Werkstatt oder Praxis üblich sind, sind in Teams nicht vorgesehen. Microsoft bietet mit dem SIP Gateway zwar eine Brücke für bestimmte zertifizierte Telefone und DECT-Systeme, das bedeutet aber zusätzliche Komponenten und Einschränkungen.
Türsprechstelle, Brandmelde- und Alarmanlage: SIP-Geräte wie diese lassen sich nicht einfach an Teams hängen. Wer die Klingel am Tor auf die Telefone legen will, braucht eine Zusatzlösung.
Fax: Teams selbst faxt nicht. Fax funktioniert trotzdem, über eine digitale Faxlösung oder ein angebundenes Gerät.
Anrufe heranholen: Das Übernehmen eines klingelnden Anrufs am Nachbarplatz ist eingeschränkt.
Anrufererkennung: Von Haus aus erkennt Teams Anrufer nur eingeschränkt aus den Firmenkontakten. Damit bei einem Anruf der Kundenname aus dem ERP erscheint, braucht es eine Anbindung.
Callcenter-Szenarien: Wer zwischen mehreren Warteschlangen springt, Anrufer priorisieren muss oder eine Supervisor-Übersicht in Echtzeit braucht, ist mit Teams nicht gut bedient.

Und: Ist das Internet weg, ist auch die Cloud-Telefonie weg. Das gilt allerdings für fast alles im Büro. Anrufe lassen sich für diesen Fall automatisch aufs Smartphone umleiten.

Grafik: Praxisvergleich Teams-Telefonie und innovaphone. Teams Stärken: keine eigene Hardware, direkt in Microsoft 365, starkes Softphone, skaliert ohne Gerätelimit, Updates automatisch. Teams Grenzen: DECT und Türsprechstelle nur mit Zusatz, kein Fax in Teams selbst, ohne Internet keine Telefonie. innovaphone Stärken: intern auch ohne Internet, DECT, Türsprechstelle und Alarmanlage, Callcenter-Funktionen, Anrufer aus Firmenkontakten. innovaphone Grenzen: eigene Hardware oder VM, nicht nativ in Microsoft 365, ohne Internet von außen nicht erreichbar, Softphone eingeschränkt. — Teams-Telefonie und innovaphone im direkten Vergleich: Stärken und Grenzen aus unserer Praxis.

innovaphone: Was spricht für eine eigene Anlage?

Eine eigene Anlage gibt euch Kontrolle und bindet alles an, was im Gebäude klingelt. innovaphone läuft als Hardware im Haus oder als virtuelle Maschine (VM) auf eurem Server. Das spricht dafür:

Interne Telefonie auch ohne Internet: Fällt die Leitung aus, telefoniert ihr im Haus weiter.
DECT-Anbindung: Schnurlose Telefone für Halle, Lager oder Werkstatt sind Standard.
SIP-Geräte: Türsprechstelle, Brandmelde- oder Alarmanlage lassen sich anbinden.
Anruferidentifizierung über die Firmenkontakte.
Callcenter-Funktionen: Warteschlangen-Management, priorisiertes Routing, Supervisor-Übersicht in Echtzeit.

Das spricht dagegen:

Abhängig von Hardware: Gerät oder VM wollen betrieben, gesichert und aktualisiert werden.
Keine native Integration in Microsoft 365: Telefonie und Teams sind zunächst getrennte Welten.
Ohne Internet von außen nicht erreichbar: Intern geht es weiter, Anrufe von außen kommen nicht an.
Softphone eingeschränkt: Bei den unterstützten Audio-Codecs ist das Softphone weniger flexibel als Teams.

Bei den Kosten liegt der Unterschied eher im Zeitpunkt: Eine eigene Anlage bedeutet meist eine höhere Anfangsinvestition, monatliche Modelle sind aber ebenfalls möglich.

Die Frage ist nicht Cloud oder Anlage, sondern: Was muss bei euch eigentlich alles klingeln?

Kriterien statt Pauschalurteil: Welche Lösung passt zu euch?

Entscheidet nach euren Geräten und Abläufen, nicht nach dem Trend. Diese Fragen bringen euch schnell zu einer Richtung:

Habt ihr DECT-Telefone, eine Türsprechstelle oder eine Alarmanlage am Telefon? Dann spricht viel für eine eigene Anlage oder eine Mischform.
Arbeitet ihr bereits mit Microsoft 365 und Teams? Dann ist Teams-Telefonie der naheliegende Kandidat.
Sind viele unterwegs oder im Homeoffice? Mobilität ist die Stärke der Cloud.
Habt ihr eine Zentrale mit Warteschlangen oder einen Kundenservice mit Spitzenzeiten? Dann braucht ihr Callcenter-Funktionen, also innovaphone.
Muss im Haus telefoniert werden können, auch wenn das Internet ausfällt? Das kann nur eine Anlage vor Ort.
Soll der Anrufername aus dem ERP kommen? Das geht mit beiden Wegen, braucht aber in jedem Fall eine saubere Anbindung.

Grafik: Entscheidungshilfe. Microsoft 365 und viel unterwegs: Teams. Nur annehmen, weiterleiten, Gruppen: Teams. Warteschlangen, Priorität, Supervisor-Übersicht: innovaphone. Im Haus telefonieren auch ohne Internet: innovaphone. DECT, Türsprechstelle oder Alarmanlage: Anlage oder Mischform. Büro mobil, Lager mit DECT: Mischform. — Faustregeln für die Entscheidung: Was ihr braucht, bestimmt den Weg.

Ein Beispiel, wie es typisch aussieht: Stellt euch einen SHK-Betrieb mit Büro, Lager und Monteuren vor. Büro und Außendienst telefonieren am liebsten mobil per Teams. Im Lager hängen DECT-Telefone und am Tor eine Türsprechstelle. Hier wäre eine reine Cloud-Lösung ein Kompromiss, eine reine Anlage ebenso.

Geht auch beides? Mischformen aus Teams und innovaphone

Ja. Eine Mischform verbindet eine innovaphone-Anlage mit Microsoft Teams, sodass jede Gruppe das passende Werkzeug nutzt und trotzdem alle unter derselben Rufnummer erreichbar sind.

innovaphone beschreibt dafür zwei Wege: Die Anlage wird per Direct Routing über einen zertifizierten Session Border Controller mit Teams verbunden. Außerdem lässt sich der innovaphone-Client myApps als App in Teams einbinden, sodass Nutzer aus Teams heraus über ihre Firmendurchwahl telefonieren. In unserem Beispiel telefonieren Büro und Außendienst dann per Teams, während DECT-Geräte und Türsprechstelle an der Anlage im Haus hängen.

Der Preis für diese Flexibilität: Ihr betreibt zwei Systeme, die sauber zusammenspielen müssen. Das lohnt sich, wenn beide Seiten echte Anforderungen abdecken, nicht nur Gewohnheiten.

Wie wir bei einer Umstellung vorgehen

Wir machen zwei Dinge: Cloud-Telefonie mit Microsoft Teams und Anlagen mit innovaphone. Als Microsoft Solutions Partner und innovaphone Advanced Partner müssen wir keinen Weg schönreden, sondern empfehlen den, der zu euch passt.

Am Anfang steht die Analyse: Was muss eure Telefonie wirklich leisten? Wer seit fünfzehn Jahren dieselbe Anlage bedient, denkt in ihren Kategorien. Manches entpuppt sich im Gespräch als Gewohnheit, anderes als echtes Ausschlusskriterium. Diagnose vor Therapie. Danach zeigen wir euch die passende Lösung im Betrieb, bevor ihr entscheidet.

Umgestellt wird schrittweise, oft parallel zur alten Anlage. Eure Rufnummern bleiben erhalten und werden portiert, egal ob zu Teams oder zu innovaphone. Zum Schluss schulen wir Admins und Key-User, damit ihr im Alltag selbst klarkommt. Bei unseren Kunden am Niederrhein und im Münsterland sind wir dafür auch vor Ort. Mehr dazu auf unserer Seite zur Telefonie. Wie Teams in eure übrige Microsoft-365-Umgebung passt, lest ihr dort.

Häufige Fragen zu Cloud-Telefonie und Telefonanlage

Ist Cloud-Telefonie dasselbe wie VoIP?

Nicht ganz. VoIP (Voice over IP) heißt nur, dass Sprache über das Internetprotokoll übertragen wird, das gilt heute für fast alle Anschlüsse. Cloud-Telefonie bedeutet zusätzlich, dass auch die Telefonanlage selbst im Rechenzentrum eines Anbieters läuft und nicht bei euch im Haus.

Was passiert bei Cloud-Telefonie, wenn das Internet ausfällt?

Dann ist auch die Cloud-Telefonie nicht erreichbar. Eingehende Anrufe lassen sich aber automatisch auf Smartphones umleiten. Wer im Haus auch ohne Internet telefonieren muss, braucht eine Anlage vor Ort oder eine Mischform.

Können wir unsere Rufnummern behalten?

Ja. Rufnummern lassen sich portieren, egal ob zu Teams oder zu einer neuen innovaphone-Anlage. Für Kunden und Geschäftspartner ändert sich nichts.

Brauchen wir für Teams-Telefonie neue Telefone?

In der Regel nicht. Notebook oder Smartphone plus gutes Headset reichen. Für Empfang oder Besprechungsräume gibt es Teams-fähige Tischtelefone, bei innovaphone hängt es davon ab, was schon vorhanden ist.

Funktioniert Fax mit Cloud-Telefonie?

Ja, aber nicht in Teams selbst. Digitale Faxlösungen empfangen und versenden Faxe ohne Gerät, ein klassisches Faxgerät lässt sich ebenfalls anbinden.

Was ist ein SIP-Trunk?

Ein SIP-Trunk ist der IP-Anschluss, der eure Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz verbindet. Er bündelt mehrere gleichzeitige Gespräche und euren Rufnummernblock. Auch Teams kann über einen eigenen SIP-Trunk angebunden werden, dann per Direct Routing mit Session Border Controller.

Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]