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Software / Daten

DMS mit ELO Business endlich alles auffindbar

Verträge, Rechnungen, Personalakten – verstreut über Laufwerke, Postfächer und Aktenordner.
Mit ELO bringen wir das zusammen: sicher abgelegt, in Sekunden gefunden und voll anschlussfähig.

Die Ausgangslage

Irgendwo wird's
schon liegen

Dokumente entstehen überall – als PDF im Postfach, gescannt auf dem Laufwerk, ausgedruckt im Aktenordner, als Anhang im Chat. Wer eine bestimmte Rechnung oder einen Vertrag sucht, fragt rum, klickt sich durch Ordner oder wühlt im Archiv. Meistens findet sich etwas – die Frage ist nur, wie lange es dauert und ob es die aktuelle Version ist.

Dazu kommt die rechtliche Seite: Gewisse Unterlagen müssen revisionssicher und über Jahre nachvollziehbar bewahrt werden. Ein Stapel Ordner erfüllt das kaum, ein wild gewachsenes Laufwerk gar nicht. Spätestens bei einer Prüfung wird das Durcheinander zum Problem.

Starker Partner

Warum wir auf ELO setzen

DMS-Systeme gibt es viele – wir haben über die Jahre verschiedene tief in der Praxis erprobt, bevor wir uns festgelegt haben. Unsere Wahl ist bewusst auf ELO gefallen, und heute sind wir offizieller ELO Business Partner.

Den Ausschlag gab, dass ELO kein starres Korsett vorgibt: Es ist modular und passt sich euren Abläufen an, statt euch seine vorzuschreiben. Deshalb empfehlen wir kein DMS von der Stange, sondern eines, das wir aus der täglichen Projektarbeit in- und auswendig kennen.

Ein DMS soll sich euch anpassen, nicht umgekehrt.

Unser Ansatz

Mehr als ein digitales Archiv

01 – Prozess zuerst

Wir digitalisieren nicht einfach Papier

Alles einscannen und in ein System kippen bringt wenig. Dann liegt das alte Chaos eben digital herum. Wir schauen zuerst, welche Abläufe ein DMS entlastet: Wo wird gesucht, wo gewartet, wo doppelt abgelegt? Daraus wird ein System, das Arbeit abnimmt.

02 – Verzahnen

Dokumente dort, wo ihr arbeitet

ELO dockt an M365 an – Outlook, Teams, SharePoint. Eine Rechnung wird aus dem Postfach abgelegt, eine Freigabe per Teams erteilt, ein Vertrag direkt aus dem Auftrag im ERP erreichbar. Ihr arbeitet in den Programmen, die ihr kennt, das DMS läuft im Hintergrund.

03 – Automatisieren

Aus Dokumenten werden Abläufe

Der größte Hebel sind die Workflows drumherum: Rechnungen, die automatisch den Weg zur Freigabe nehmen, Verträge mit Fristen-Erinnerung, Personalakten, die sich selbst sortieren. Wo es nötig ist, entwickeln wir eigene ELO-Erweiterungen, damit der Ablauf zu euch passt.

Was wir konkret machen

ELO einführen

Von der Analyse bis zum laufenden System: Wir richten die ELO ECM Suite bei euch ein, übernehmen die Datenmigration und legen revisionssichere Archive mit sauberen Rechtekonzepten an. Damit von Anfang an klar ist, was wo liegt und wer worauf zugreifen darf.

Sauber anbinden

Ein DMS entfaltet seinen Wert in der Integration. Wir verbinden ELO mit M365 – Outlook, Teams, SharePoint – und mit eurem ERP, bei Bedarf inklusive DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung. Wo der Standard nicht reicht, entwickeln wir eigene Add-ons.

Workflows einrichten

Den größten Effekt bringen die Abläufe: Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Personalakten – als automatisierte Workflows ohne Medienbrüche. Nach dem Go-Live schulen wir eure Leute, damit das System von Tag 1 an genutzt wird.

So gehen wir vor

Aktenordner ad acta legen, in vier Etappen.

Ein DMS führen wir schrittweise ein – und fangen dort an, wo es am meisten bringt.

01 Analyse

Nicht alles auf einmal

Selten lohnt es sich, sofort jeden Vorgang zu digitalisieren. Wir finden den Bereich, der am meisten bremst – Rechnungen, Verträge, Personal – und fangen dort an.

Nicht alles auf einmal

Selten lohnt es sich, sofort jeden Vorgang zu digitalisieren. Wir finden den Bereich, der am meisten bremst – Rechnungen, Verträge, Personal – und fangen dort an.

Strukturwandel, bevor etwas wandert

Wer darf was sehen, wie lange wird was aufbewahrt, wie sieht ein revisionssicheres Archiv aus? Das klären wir, bevor das erste Dokument migriert wird.

Einrichten, anbinden, migrieren

ELO wird mit M365 und ERP verzahnt, erste Workflows werden scharf geschaltet, Altbestände kontrolliert übernommen – ohne, dass das Tagesgeschäft stillsteht.

Genutzt, nicht nur installiert

Ein DMS bringt nur etwas, wenn alle es nutzen. Wir schulen praxisnah und sind die Anlaufstelle, wenn ein neuer Workflow gebraucht wird.

Erklärtes Ziel: Dokumente da, wo man sie braucht, und die Abläufe laufen von selbst.

Mit und ohne DMS

Vom Suchen zum Finden

Zwei Spalten, ein Betrieb: einmal vor der Einführung eines DMS, einmal danach.

Vorher

  • Dokumente verstreut über Laufwerke, Postfächer und Ordner
  • Minutenlanges Suchen nach der richtigen Version
  • Freigaben per Mail, mit Rückfragen und Wartezeiten
  • Aufbewahrung im Aktenordner, hoffentlich vollständig
  • Wissen, das mit dem Kollegen in den Urlaub geht

Nachher

  • Alle Dokumente an einem Ort, zentral und strukturiert
  • Die richtige Version in Sekunden gefunden
  • Freigaben per Klick, direkt aus Teams oder Outlook
  • Revisionssicher und prüfungsfest archiviert
  • Vorgänge, die auch ohne den einen Kollegen weiterlaufen

Häufige Fragen

Die wichtigsten Antworten vorweg.

Lohnt sich ein DMS auch für einen kleinen Betrieb?

Meistens ja, gerade wer wenig Personal hat, kann sich langes Suchen am wenigsten leisten. ELO ist modular und skaliert mit, man muss nicht mit dem vollen Funktionsumfang starten. Wir fangen mit dem Bereich an, der am meisten bringt.

Müssen wir erst alle Altakten einscannen?

Nein. Ein DMS bringt am meisten für das, was neu reinkommt und täglich gebraucht wird. Altbestände digitalisiert man gezielt – was rechtlich nötig oder regelmäßig gebraucht wird –, nicht pauschal jeden Ordner aus dem Keller.

Ist die Archivierung rechtssicher?

Ja, das ist eine Kernstärke von ELO. Dokumente werden revisionssicher und versionssicher abgelegt – nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, GoBD-konform aufbewahrt. Genau das, was bei einer Prüfung zählt.

Funktioniert das mit Microsoft 365 und unserem ERP zusammen?

Ja, genau das ist unser Schwerpunkt. Wir binden ELO an Outlook, Teams und SharePoint an und verzahnen es mit eurem ERP, bei Bedarf inklusive DATEV-Schnittstelle. Dokumente liegen dort, wo ihr ohnehin arbeitet.

Was bringt ein DMS gegenüber gut sortierten Ordnern auf dem Server?

Ein geordnetes Laufwerk hilft beim Ablegen, nicht beim Finden, Freigeben oder rechtssicheren Aufbewahren. Ein DMS durchsucht Inhalte, steuert Zugriffsrechte, protokolliert Änderungen und automatisiert Abläufe. Das ist der Unterschied zwischen Ablage und Management.

Was hat es mit ELO Business Solutions auf sich?

Das sind fertige ELO-Lösungsbausteine für typische Abläufe – etwa Rechnungseingang oder Vertragsmanagement. Wir setzen sie ein, wo sie passen, und ergänzen eigene Anpassungen, wo euer Prozess vom Standard abweicht.

Anschlussfähig

Ein DMS steht selten allein

ELO entfaltet seinen Wert im Verbund – mit dem, womit ihr ohnehin arbeitet. Die Nachbarn:

ERP / Mesonic
Microsoft 365 / Cloud
Softwareentwicklung

Bereit für einen Einblick?

Wir zeigen euch ELO anhand echter Abläufe.

Ein DMS in der Praxis: Wie ein Urlaubsantrag, eine Rechnung oder ein Vertrag in ELO durchläuft – verzahnt mit Outlook und Teams. Nach unserer Demo wisst ihr, ob das zu euch passt.

ELO-Demo anfragen
oder direkt anrufen: +49 (0) 2852 96529-0
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