KI und Datenschutz passen zusammen, wenn drei Dinge stimmen: die richtige Version des Tools, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Klarheit darüber, wo eure Daten verarbeitet werden. Datenschutz bei KI heißt, dass alles, was ihr in ein KI-Tool eingebt, nach den Regeln der DSGVO verarbeitet wird: mit Rechtsgrundlage, Vertrag und Kontrolle darüber, wofür der Anbieter die Daten nutzt. Ob ChatGPT, Microsoft Copilot oder ein europäischer Anbieter – die kostenlose Privatversion ist für Firmendaten in der Regel die falsche Wahl.
Was KI-Datenschutz im Unternehmen konkret bedeutet
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gilt die DSGVO, auch im Chatfenster. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden haben in ihrer Orientierungshilfe »Künstliche Intelligenz und Datenschutz« (Datenschutzkonferenz, Mai 2024) zusammengefasst, worauf Unternehmen achten sollten. Die wichtigsten Punkte:
- Nutzt ihr einen KI-Dienst eines externen Anbieters, liegt häufig eine Auftragsverarbeitung vor. Dann braucht ihr einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, kurz AVV.
- Prüft, ob der Anbieter eure Eingaben zum Training nutzt. Dienste, die das nicht tun, sind datenschutzrechtlich vorzugswürdig.
- Stellt dienstliche Konten bereit, statt Beschäftigte mit privaten Accounts arbeiten zu lassen.
- Namen zu entfernen reicht oft nicht: Auch aus dem Zusammenhang kann sich ein Personenbezug ergeben.
- Beim Einsatz von KI wird häufig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein. Bindet eure Datenschutzbeauftragten früh ein.
Den Gesetzestext findet ihr in der DSGVO auf EUR-Lex. Wenn ihr gerade erst überlegt, wo KI bei euch sinnvoll ist, fangt mit unserem Beitrag KI im Unternehmen einführen an. Hier geht es um die Frage danach: welches Tool, mit welchem Vertrag.
Privatversion oder Business-Version: der wichtigste Unterschied
Der größte Hebel ist nicht die Wahl zwischen ChatGPT und Copilot, sondern die zwischen Privat- und Business-Version. Bei Privatkonten ist die Nutzung der Eingaben für das Training häufig voreingestellt. OpenAI etwa schreibt, dass ChatGPT durch Training mit den Unterhaltungen verbessert wird, solange Nutzer nicht widersprechen. Für die Business-Produkte gilt dagegen: Eingaben und Ausgaben werden standardmäßig nicht zum Training verwendet (OpenAI, Stand März 2026).
Dazu kommt der Vertrag. Bei einem Gratis-Konto akzeptiert die einzelne Person Nutzungsbedingungen. Bei einer Business-Version schließt euer Unternehmen einen Vertrag, verwaltet die Konten zentral und kann einen AVV abschließen.
ChatGPT im Unternehmen: was die Business-Versionen zusagen
OpenAI bietet mit ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API eigene Firmenangebote an. Die Eingaben werden dort laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training genutzt (OpenAI). Für den DSGVO-Rahmen bietet OpenAI ein Data Processing Addendum an, also einen AVV (OpenAI, Februar 2025).
Beim Speicherort wird es kleinteilig. Seit Februar 2025 können neue Arbeitsbereiche von ChatGPT Enterprise und Edu sowie API-Projekte ihre Daten in Europa speichern lassen. Im November 2025 hat OpenAI die Auswahl an Regionen erweitert, nennt dabei aber weiterhin Enterprise, Edu und die API, nicht ChatGPT Business (OpenAI, November 2025). Wenn der Speicherort in der EU für euch ein Muss ist, ist das also eine Frage des Tarifs.
Microsoft Copilot: Datenschutz im Rahmen von Microsoft 365
Copilot läuft innerhalb eures Microsoft-365-Mandanten. Microsoft schreibt, dass Eingaben, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet werden, dass Copilot nur Daten zeigt, die die jeweilige Person ohnehin sehen darf, und dass die Zusagen aus Product Terms und Data Protection Addendum gelten (Microsoft Learn, Stand Juli 2026). Seit Januar 2025 gibt es außerdem Microsoft 365 Copilot Chat mit »Enterprise Data Protection« für Geschäftskunden (Microsoft, Januar 2025).
Für den Speicherort ist die EU-Datengrenze wichtig: Im Februar 2025 hat Microsoft die »EU Data Boundary« für Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und die meisten Azure-Dienste abgeschlossen. Kundendaten von Firmen aus EU und EFTA werden damit in diesem Raum gespeichert und verarbeitet, mit eng begrenzten Ausnahmen etwa für Sicherheitsfälle (Microsoft, Februar 2025).
Der Haken liegt woanders: Weil Copilot alles findet, was eine Person sehen darf, findet es auch alles, was versehentlich zu breit freigegeben ist. Was Copilot als Produkt kann und welche Lizenz passt, steht in unserem Beitrag zu Microsoft 365 Copilot Business.
Der Serverstandort ist eine Frage von vielen – nicht die Antwort auf alle.
Europäische Anbieter: Mistral, Langdock und souveräne KI
Unter souveräner KI versteht man Angebote, bei denen Anbieter, Speicherort und Vertrag möglichst vollständig im europäischen Rechtsraum liegen. Zwei Beispiele aus Frankreich und Deutschland:
Mistral AI ist ein französischer Modellanbieter. Nach eigener Angabe werden Daten standardmäßig in der EU gehostet, außer man nutzt ausdrücklich den US-Endpunkt; für einzelne Funktionen verweist Mistral auf die Liste der Unterauftragnehmer (Mistral, Stand August 2026). Den Assistenten Le Chat bietet Mistral für Unternehmen auch selbst gehostet oder in der eigenen Cloud an (Mistral, Mai 2025).
Langdock ist ein Anbieter aus Berlin, der eine Chat-Oberfläche für verschiedene Sprachmodelle bereitstellt. Bei solchen Plattformen kommt es darauf an, welches Modell ihr auswählt: Die Oberfläche kann in der EU laufen, während ein Modell dahinter anderswo verarbeitet. Schaut deshalb in den AVV und die Liste der Unterauftragnehmer.
Europäisch heißt nicht automatisch besser. Auch hier gilt: Tarif, Vertrag und Einstellungen prüfen.
Serverstandort und EU-Datengrenze: was sie leisten und was nicht
Ein Serverstandort in der EU vereinfacht vieles, ersetzt aber weder AVV noch Rechtsgrundlage. Fragt getrennt nach drei Dingen: Wo werden Daten gespeichert? Wo werden sie verarbeitet, also wo rechnet das Modell? Und wo sitzen der Anbieter und seine Unterauftragnehmer?
Gehen Daten in ein Land außerhalb der EU, gelten die Regeln aus Kapitel V der DSGVO. Für die USA gibt es seit Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, der für dort zertifizierte Unternehmen gilt. Ob das für euren Fall reicht, klärt ihr mit euren Datenschutzbeauftragten.
Der beste Vertrag hilft wenig, wenn Beschäftigte nebenbei private Gratis-Konten nutzen. Ein Verbot allein löst das selten; wirksamer sind ein freigegebenes Werkzeug, klare Regeln und ein Team, das weiß, was es eingeben darf. Wie ihr das Team dafür fit macht, steht in unserem Beitrag zur KI-Schulung nach dem AI Act.
Wie wir mit euch vorgehen
Auf unserer Seite zur KI-Sicherheit beschreiben wir den Ablauf. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme ohne Schuldzuweisung: Gibt es Gratis-KI-Konten mit Firmenadresse, Ordner, die für alle freigegeben sind, alte Gastzugänge oder Browser-Erweiterungen mit Lesezugriff? Danach legen wir mit euch fest, welches Werkzeug freigegeben wird, und setzen das technisch um. Vor einer Copilot-Einführung räumen wir Rechte in SharePoint, Teams und OneDrive auf und kennzeichnen sensible Dokumente.
Als Microsoft Solutions Partner kennen wir Copilot gut. Wenn für euren Fall ein anderes Werkzeug besser passt, sagen wir das.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Für die Bewertung eures konkreten Falls wendet euch an eure Datenschutzbeauftragten oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt.
Häufige Fragen zu KI und Datenschutz
Ist ChatGPT im Unternehmen DSGVO-konform nutzbar?
Das hängt von Version und Vertrag ab, nicht vom Namen. Mit einer Business-Version, einem AVV und klaren Regeln, welche Daten eingegeben werden dürfen, lässt sich ChatGPT datenschutzkonform einsetzen. Private Gratis-Konten für Firmendaten sind dagegen problematisch, weil Training und Vertrag nicht in eurer Hand liegen.
Was ist ein AVV und brauche ich ihn für KI-Tools?
Ein AVV ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er regelt, dass der Anbieter personenbezogene Daten nur nach euren Weisungen verarbeitet. Laut Datenschutzkonferenz liegt bei externen KI-Diensten häufig eine Auftragsverarbeitung vor, dann ist ein AVV nötig.
Reicht ein Serverstandort in der EU für den Datenschutz?
Nein. Der Standort ist wichtig, ersetzt aber weder AVV noch Rechtsgrundlage. Fragt außerdem, wo die Daten verarbeitet werden, wer die Unterauftragnehmer sind und ob mit euren Eingaben trainiert wird.
Nutzt Microsoft Copilot meine Firmendaten zum Training?
Laut Microsoft werden Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Copilot zeigt nur Daten an, auf die die jeweilige Person ohnehin Zugriff hat. Deshalb lohnt es sich, Freigaben vor der Einführung aufzuräumen.
Sind europäische KI-Anbieter automatisch datenschutzfreundlicher?
Nicht automatisch. Ein europäischer Anbieter macht Speicherort und Vertrag oft einfacher, aber auch hier hängt viel vom Tarif und vom gewählten Modell ab. Prüft dieselben Punkte wie bei jedem anderen Anbieter.
Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]
Oliver, Frank und Andreas
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