KI-Schulung für Mitarbeiter: Was Art. 4 AI Act seit dem Omnibus verlangt
Eine KI-Schulung für Mitarbeiter ist seit dem 2. Februar 2025 keine Kür mehr: Artikel 4 des AI Act verpflichtet Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, zu Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Leute. Seit dem 27. Juli 2026 gilt die abgeschwächte Fassung aus dem Digital Omnibus: Ihr müsst die Kompetenzentwicklung unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. KI-Kompetenz ist laut Verordnung das Wissen und Verständnis, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und ihre Chancen und Risiken einzuschätzen.
Was verlangt Art. 4 AI Act seit dem Omnibus?
Ihr müsst weiterhin handeln, aber das Ziel ist ein anderes. Statt ein ausreichendes Kompetenzniveau sicherzustellen, müsst ihr Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen.
Die ursprüngliche Fassung von Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangte Maßnahmen, um »nach besten Kräften« ein »ausreichendes Maß an KI-Kompetenz« sicherzustellen. Die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (EU) 2026/1744, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft, hat den Artikel neu gefasst. Jetzt heißt es: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ausdrücklich steht dort auch, dass sie für niemanden ein bestimmtes Niveau garantieren müssen.
Die Begründung steht in den Erwägungsgründen: Strenge Pflichten hätten besonders kleineren Unternehmen zusätzlichen Aufwand gebracht. Gleichzeitig betont der Gesetzgeber, dass KI-Kompetenz unabhängig von Pflichten und Sanktionen eine strategische Priorität sein sollte. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten Unternehmen, besonders kleine und mittlere, bei der Umsetzung unterstützen sollen. Die Kommission soll dafür Praxisbeispiele veröffentlichen.
Wen trifft die Pflicht zur KI-Schulung?
Jedes Unternehmen, das KI-Systeme beruflich nutzt. Im Sprachgebrauch der Verordnung seid ihr dann Betreiber, und zwar schon, wenn euer Team mit ChatGPT, Copilot oder einem KI-Übersetzer arbeitet.
Betreiber ist laut Art. 3 Nr. 4 AI Act, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im rein privaten Rahmen. Die Pflicht bezieht sich auf euer Personal und auf andere Personen, die in eurem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Dazu können also auch Aushilfen, Auszubildende oder Freelancer gehören, die für euch mit KI-Tools arbeiten.
Wer KI gar nicht einsetzt, hat keine Pflicht nach Art. 4. Nur ist das in der Praxis selten so eindeutig, wie es klingt: Viele Programme haben inzwischen KI-Funktionen eingebaut, und private KI-Konten am Arbeitsplatz sind verbreitet. Wie ihr das sortiert, beschreiben wir im Beitrag KI im Unternehmen einführen.
Reicht nach dem Omnibus eine Rundmail?
Eher nicht. Die Pflicht ist weicher geworden, aber sie verlangt weiterhin Maßnahmen, die zu euren Leuten und euren Werkzeugen passen.
Die Verordnung nennt ausdrücklich, was zu berücksichtigen ist: technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Menschen, bei denen sie eingesetzt wird. Eine allgemeine Mail mit Link auf ein Video deckt das kaum ab.
Die Bundesnetzagentur, seit dem KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) zuständige Behörde in Deutschland, ordnet das auf ihrer Infoseite so ein: Eine Dokumentation ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, wird aber empfohlen, damit ihr die Erfüllung jederzeit nachweisen könnt. Ein Zertifikat ist nicht nötig. Und fehlende KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden, vor allem wenn ein Schaden entsteht.
Was gehört in eine KI-Schulung für Mitarbeiter?
Das, was die jeweilige Person für ihre Aufgabe braucht. Die Bundesnetzagentur schlägt dafür eine unverbindliche Orientierung in drei Stufen vor.
Praktisch heißt das für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen:
- Für alle: Was KI kann und was nicht, warum sie überzeugend falsch liegen kann, welche Daten nicht hineingehören und welche Tools freigegeben sind.
- Für alle, die KI regelmäßig nutzen: gute Anweisungen formulieren, Ergebnisse prüfen, typische Angriffe erkennen, etwa versteckte Anweisungen in Mails oder Dokumenten.
- Für alle, die KI-Lösungen bauen oder verantworten: Berechtigungen, Agenten mit begrenzten Rechten, Tests vor dem Livegang und Pflege im Betrieb.
Wie geht KI-Schulung pragmatisch?
Am eigenen Arbeitsplatz und an den eigenen Aufgaben. Was jemand an einem echten Angebot oder einem echten Protokoll geübt hat, bleibt hängen.
Bestandsaufnahme
Wer nutzt was?
Was klärt ihr?
Welche KI-Tools sind im Einsatz, freigegeben oder nicht? Wer arbeitet damit, wofür und mit welchen Daten?
Rollen einteilen
Wer braucht wie viel?
Wie sieht das aus?
Ordnet eure Leute grob den drei Stufen zu. Die Buchhaltung braucht anderes als der Kollege, der Copilot-Agenten baut.
Am Arbeitsplatz üben
Echte Aufgaben statt Folien
Was passiert?
Neben der Person sitzen und gemeinsam eine echte Aufgabe mit KI lösen. Dabei entstehen gleich Vorlagen, die im Alltag weiterhelfen.
Festhalten und auffrischen
Nachweis und Routine
Was bleibt?
Kurz dokumentieren, wer was gelernt hat. Auffrischen, wenn neue Tools dazukommen oder sich Aufgaben ändern.
KI-Kompetenz entsteht am eigenen Schreibtisch, nicht im Konferenzraum.
Wie dokumentiert ihr KI-Schulungen?
Kurz und regelmäßig. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen festzuhalten. Für eine Nachweisliste reichen diese Punkte:
- Datum und Format, zum Beispiel Einzelcoaching, Teamworkshop oder Selbstlernkurs
- Teilnehmende und ihre Rolle
- Inhalte und eingesetzte Tools
- Unterlagen wie Spickzettel oder Teilnahmebescheinigung
- Termin für die nächste Auffrischung
Eine einfache Tabelle im SharePoint genügt. Wichtiger als die Form ist, dass sie aktuell bleibt.
So schulen wir: der KI-Schulterblick
Wir setzen uns neben euer Team und arbeiten an echten Aufgaben, statt Folien zu zeigen. Das ist der Kern unseres KI-Schulterblicks.
Zuerst hören wir zu, rund zwei Stunden, und sehen, wie gearbeitet wird. Dann sortieren wir, welche Aufgaben sich für KI lohnen, bauen die Lösungen gemeinsam und testen sie gegen typische Angriffe. Zum Schluss übergeben wir sie eins zu eins am Arbeitsplatz, damit euer Team sie selbst pflegen kann. Dazu gibt es einen Spickzettel, eine KI-Richtlinie auf einer Seite und eine Teilnahmebescheinigung, die ihr für eure Dokumentation nutzen könnt. Das klappt für eine Person, ein Team oder eine Abteilung, vor Ort bei unseren Kunden am Niederrhein und im Münsterland oder remote.
Wichtig: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu euren Pflichten wendet euch an eine Anwältin oder einen Anwalt.
Häufige Fragen zur KI-Schulung für Mitarbeiter
Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?
Unternehmen, die KI-Systeme beruflich einsetzen, müssen nach Art. 4 AI Act Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine bestimmte Schulungsform schreibt die Verordnung nicht vor. Seit dem 27. Juli 2026 müsst ihr auch kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren.
Gibt es Bußgelder, wenn wir nicht schulen?
Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 nennt die Bundesnetzagentur auf ihrer Infoseite zur KI-Kompetenz nicht. Sie weist aber darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden kann, vor allem wenn ein Schaden entsteht. Deshalb lohnt sich eine kurze Dokumentation.
Brauchen unsere Mitarbeitenden ein Zertifikat?
Nein. Laut Bundesnetzagentur besteht keine Zertifizierungspflicht, Maßnahmen können intern oder extern stattfinden. Eine Teilnahmebescheinigung ist trotzdem praktisch, weil sie eure Dokumentation erleichtert.
Reicht ein Online-Kurs als KI-Schulung?
Als Grundlage für alle kann ein Online-Kurs sinnvoll sein. Die Verordnung verlangt aber, dass Vorwissen, Aufgaben und Einsatzkontext berücksichtigt werden. Wer KI täglich für Kundenkommunikation nutzt, braucht zusätzlich Übung mit den eigenen Werkzeugen.
Wie oft muss KI-Kompetenz aufgefrischt werden?
Eine feste Frist nennt die Verordnung nicht. Sinnvoll ist eine Auffrischung, wenn neue KI-Tools eingeführt werden, sich Aufgaben ändern oder neue Leute ins Team kommen.
Gilt die Pflicht auch für Azubis und Aushilfen?
Ja, sofern sie für euch mit KI-Systemen arbeiten. Art. 4 bezieht sich auf das Personal und auf andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind.
Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]
Oliver, Frank und Andreas
Eure Ansprechpartner
Schulung, die hängen bleibt?
Wir üben mit eurem Team an echten Aufgaben.
Im KI-Schulterblick lernt euer Team KI an den eigenen Aufgaben, nicht an Beispielfolien. Ihr bekommt Lösungen, einen Spickzettel und eine Teilnahmebescheinigung für eure Unterlagen.
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