Prozessautomatisierung ist das Übertragen wiederkehrender, klar geregelter Arbeitsschritte an Software: Wenn A passiert, passiert B, jedes Mal gleich. Im Mittelstand lohnt sie sich dort, wo Daten von Hand zwischen Systemen wandern, Freigaben in Postfächern liegen bleiben und derselbe Ablauf jede Woche gleich läuft. Die Werkzeuge dafür heißen meist Power Automate, Workflows im Dokumentenmanagement wie ELO und Schnittstellen, die Systeme direkt miteinander sprechen lassen.
Was ist Prozessautomatisierung – und was nicht?
Prozessautomatisierung arbeitet regelbasiert: Ein Auslöser startet eine feste Abfolge von Schritten, ohne dass jemand eingreifen muss. Sie entscheidet nichts selbst, sondern führt aus, was ihr vorher festgelegt habt.
Genau das ist ihre Stärke. Eine Regel wie »Neue Eingangsrechnung im Postfach → im Dokumentenmanagement ablegen → an die zuständige Person zur Freigabe schicken« läuft am Montagmorgen genauso wie am Freitagnachmittag. Sie vergisst nichts, vertippt sich nicht und lässt sich jederzeit nachvollziehen.
Davon abzugrenzen sind KI-Systeme, die Muster erkennen und Entscheidungen vorbereiten. Beides ergänzt sich, ist aber nicht dasselbe. In diesem Beitrag geht es um die regelbasierte Seite. Sie ist fast immer der bessere Start, weil sie berechenbar ist und weil sie euch zwingt, eure Abläufe einmal sauber aufzuschreiben.
Welche Abläufe sich lohnen: fünf Kriterien
Ein Ablauf lohnt sich für die Automatisierung, wenn er häufig vorkommt, festen Regeln folgt und mit digitalen Daten startet. Je mehr der folgenden Punkte zutreffen, desto besser ist der Kandidat. Ab drei Treffern lohnt ein genauer Blick.
- Er kommt oft vor. Täglich oder wöchentlich, nicht zweimal im Jahr. Seltene Abläufe kosten in der Einrichtung mehr Zeit, als sie je sparen.
- Er folgt klaren Regeln. Ihr könnt ihn als »wenn …, dann …« beschreiben. Wer im Einzelfall abwägen muss, ist (noch) kein Fall für eine Regel.
- Die Daten liegen schon digital vor. Ein Formular, eine E-Mail mit Anhang, ein Datensatz im ERP. Papier muss erst erfasst werden.
- Er überquert Systemgrenzen. Wo jemand Daten aus einem Programm abtippt, um sie in ein anderes einzutragen, ist das Potenzial am größten.
- Fehler haben Folgen. Vergessene Fristen, doppelte Buchungen, verlorene Belege. Hier zählt nicht nur die gesparte Zeit, sondern die Sicherheit.
Und ein Gegencheck: Ändert sich der Ablauf ständig oder besteht er zur Hälfte aus Ausnahmen? Dann erst den Ablauf klären, dann automatisieren.
Typische Kandidaten im Mittelstand
Die besten ersten Projekte sind meist unspektakulär: Belege, Freigaben, Benachrichtigungen und Stammdaten, die mehrfach gepflegt werden.
- Rechnungseingang und Freigabe: Die Rechnung kommt per Mail, landet automatisch im Dokumentenmanagement, geht zur Prüfung und wird nach der Freigabe ans ERP übergeben.
- Belege von unterwegs: Für ein Bauunternehmen haben wir eine schlanke Scan-App angebunden, mit der Lieferscheine direkt bei Anlieferung erfasst und automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet werden. Mehr dazu in der Referenz Lieferscheine ins DMS.
- On- und Offboarding: Neue Mitarbeitende brauchen Konten, Gruppen und Rechte, und wer geht, muss sauber wieder raus. Ein fester Ablauf verhindert, dass Zugänge offen bleiben.
- Anträge und Genehmigungen: Urlaub, Bestellungen, Reisekosten. Formular ausfüllen, die Führungskraft bekommt eine Freigabe in Teams oder Outlook, das Ergebnis wird protokolliert.
- Wiederkehrende Termine: Typisch im SHK-Betrieb sind Wartungsverträge für Heizungsanlagen. Stellt euch vor, das System legt vier Wochen vor Fälligkeit automatisch den Auftrag an und erinnert das Büro, statt dass jemand eine Excel-Liste durchgeht.
Drei Werkzeuge: Power Automate, ELO-Workflows und Schnittstellen
Welches Werkzeug passt, hängt davon ab, wo der Ablauf stattfindet: in Microsoft 365, rund um Dokumente oder zwischen Fachsystemen. Oft greifen alle drei ineinander.
Power Automate
Power Automate ist Microsofts Werkzeug für automatisierte Workflows zwischen Apps und Diensten (Microsoft Learn). Ein Flow besteht aus einem Auslöser, zum Beispiel »neue Datei in SharePoint«, und einer Folge von Aktionen. Für viele Dienste gibt es fertige Konnektoren. In Microsoft-365-Lizenzen ist laut Microsoft nur ein begrenzter Funktionsumfang enthalten. Premium-Konnektoren oder die Anbindung lokaler Systeme über ein Gateway brauchen eine eigene Power-Automate-Lizenz (Microsoft Learn: Lizenztypen). Das solltet ihr vor dem Start klären, nicht danach.
Mit Desktop-Flows lassen sich auch Programme ohne Schnittstelle bedienen, indem Klicks nachgestellt werden. Das ist eine Notlösung: Ändert sich die Oberfläche, bricht der Flow.
ELO-Workflows
Wenn es um Dokumente geht, ist das Dokumentenmanagement der natürliche Ort für die Regeln. In ELO laufen etwa Rechnungseingang und Vertragsfristen als Workflow, Freigaben erfolgen direkt in Teams oder Outlook. Was ein DMS darüber hinaus leistet, steht im Beitrag zu ELO DMS im Mittelstand.
Schnittstellen
Wo zwei Fachsysteme regelmäßig Daten austauschen, ist eine direkte Schnittstelle meist robuster als jeder Umweg. Sie überträgt Datensätze, statt Oberflächen nachzuahmen, und lässt sich überwachen. Solche Schnittstellen zwischen ERP, DMS und Microsoft 365 entwickeln wir im eigenen Team. Eigene Bausteine bündeln wir in der vd:suite, zum Beispiel Flux, das Daten aus lokalen Systemen kontrolliert in die Cloud überführt.
Automatisiert keinen Ablauf, den ihr nicht in fünf Sätzen erklären könnt.
Erst der Kern, dann die Regeln
Automatisierung funktioniert nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreift. Deshalb gehört an den Anfang die Frage, welches System die führenden Daten hält.
In den meisten Betrieben ist das das ERP. Kundendaten, Artikel, Aufträge und Rechnungen sollten dort genau einmal gepflegt werden. Die Automatisierung sitzt an den Rändern: Sie holt Daten herein, verteilt sie weiter und stößt Freigaben an. Wer stattdessen jede Insel mit jeder anderen verkabelt, baut ein Netz, das niemand mehr überblickt. Warum offene Schnittstellen dafür die Voraussetzung sind, beschreibt der Beitrag Offene Systeme und MCP.
So fangt ihr an: vier Schritte
Diagnose vor Therapie: Erst den Ablauf verstehen, dann das Werkzeug wählen. Ein erster Flow ist schnell gebaut, ein sinnvoller braucht Vorarbeit.
Ablauf aufschreiben
Wie läuft es heute wirklich?
Ist-Zustand
Schreibt auf, wie der Ablauf heute tatsächlich läuft, inklusive Ausnahmen und Umwegen. Wer macht was, mit welchem Programm, wann?
Kandidaten bewerten
Welcher Ablauf zuerst?
Fünf Kriterien
Legt die fünf Kriterien an. Nehmt den Ablauf, der oft vorkommt, klare Regeln hat und am meisten nervt.
Klein starten
Ein Ablauf, ein Pilot.
Pilot
Automatisiert genau einen Ablauf für eine kleine Gruppe. Haltet vorher und nachher fest, wie lange er dauert und wie oft etwas schiefgeht.
Betrieb klären
Wer kümmert sich?
Verantwortung
Legt fest, wer den Flow betreut, wo er dokumentiert ist und wer benachrichtigt wird, wenn er fehlschlägt.
Wo regelbasierte Automatisierung an Grenzen stößt
Regeln scheitern dort, wo Eingaben unstrukturiert sind oder jeder Fall anders ist. Eine Kundenmail im Freitext lässt sich nicht mit »wenn, dann« sortieren. Drei Stolpersteine sehen wir häufig:
- Flows unter persönlichen Konten: Läuft eine wichtige Automatisierung unter dem Konto einer einzelnen Person, steht sie still, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Wichtige Abläufe gehören unter ein Dienst- oder Teamkonto.
- Niemand weiß, was läuft: Ohne Übersicht entstehen über die Jahre Dutzende Flows, die keiner mehr kennt. Eine einfache Liste mit Zweck, Besitzer und betroffenen Systemen reicht schon.
- Workarounds statt Lösung: Ein Flow, der Daten zwischen zwei Excel-Listen hin- und herschiebt, kaschiert oft nur, dass die Daten eigentlich ins ERP gehören.
Wo Freitext, Ermessensfragen oder wechselnde Fälle ins Spiel kommen, kann KI helfen. Das ist allerdings ein eigenes Thema mit eigenen Risiken.
Wie wir das mit euch angehen
Wir schauen uns eure Abläufe an, bevor wir über Werkzeuge reden. Manchmal reicht ein Flow in Power Automate, manchmal ein ELO-Workflow, manchmal eine Schnittstelle. Und manchmal ist die Antwort, dass sich der Aufwand für einen Ablauf nicht lohnt.
Als ELO Business Partner und Microsoft Solutions Partner für Modern Work kennen wir beide Welten, Schnittstellen und Individualsoftware entwickeln wir selbst. Bei unseren Kunden am Niederrhein und im Münsterland beginnt das meist mit einem Gespräch über einen einzigen Ablauf. Mehr dazu auf den Seiten KI & Automatisierung und Softwareentwicklung.
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Was kostet Prozessautomatisierung im Mittelstand?
Das hängt vom Ablauf ab. Ein einfacher Flow in Microsoft 365 ist mit wenig Aufwand eingerichtet, eine Schnittstelle zwischen zwei Fachsystemen braucht Entwicklung und Tests. Dazu kommen gegebenenfalls laufende Lizenzkosten, etwa für Premium-Funktionen in Power Automate. Rechnet den Aufwand gegen die Zeit, die der Ablauf heute jede Woche kostet.
Ist Power Automate in Microsoft 365 enthalten?
Ein begrenzter Funktionsumfang ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten. Premium-Konnektoren, benutzerdefinierte Konnektoren oder die Anbindung lokaler Systeme über ein Gateway brauchen laut Microsoft eine eigene Power-Automate-Lizenz. Die Details nennt Microsoft im Power Platform Licensing Guide.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und KI?
Prozessautomatisierung folgt festen Regeln, die ihr vorher definiert. KI erkennt Muster und kann auch mit unstrukturierten Eingaben wie Freitext umgehen, arbeitet dafür aber nicht immer gleich. Beides ergänzt sich: Häufig sortiert KI eine Eingabe vor, und eine Regel übernimmt den Rest.
Lassen sich auch alte Programme ohne Schnittstelle automatisieren?
Ja, über Desktop-Flows, die Klicks auf der Oberfläche nachstellen (Robotic Process Automation, kurz RPA). Das ist allerdings anfällig: Jede Änderung an der Oberfläche kann den Ablauf unterbrechen. Ist ein Ablauf wichtig, ist eine echte Schnittstelle die stabilere Lösung.
Welcher Ablauf eignet sich als erstes Projekt?
Einer, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt und mit digitalen Daten startet, zum Beispiel der Rechnungseingang oder ein Genehmigungsablauf. Wichtig ist, dass der Nutzen schnell sichtbar wird. Ein kleiner Erfolg überzeugt das Team mehr als ein großes Konzept.
Wer pflegt die Automatisierungen später?
Das solltet ihr vor dem Start festlegen. Jede Automatisierung braucht einen Besitzer, eine kurze Dokumentation und eine Benachrichtigung, wenn etwas schiefgeht. Läuft sie unter einem Dienstkonto statt unter einem persönlichen Konto, übersteht sie auch Personalwechsel.
Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]
Oliver, Frank und Andreas
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