ERP-Migration ohne Stillstand: So läuft ein ERP-Wechsel

Bei einer ERP-Migration zieht nicht »die Datenbank« um, sondern das, was ihr für den Weiterbetrieb braucht. Alles andere gehört ins Archiv.

Die abgeschlossene Historie, also alte Rechnungen, erledigte Aufträge und gebuchte Belege, muss meist nicht mit ins neue System. Sie muss aber lesbar bleiben. Dazu weiter unten mehr.

Eine ERP-Umstellung ohne Stillstand läuft in sechs Phasen. Die meiste Arbeit steckt in den ersten dreien, lange bevor jemand das neue System produktiv nutzt.

Zuerst schaut ihr euch Abläufe, Datenbestand und Schnittstellen an. Welche Daten liegen wo, in welchem Zustand, in welchem Format? Welche Prozesse bildet das neue System im Standard ab, und wo braucht es eine Erweiterung? Wie aufwendig die Datenübernahme wird, entscheidet sich hier, nicht erst beim Import.

Jetzt wird aufgeräumt: Dubletten zusammenführen, verwaiste Artikel und Kunden ohne Umsatz seit Jahren aussortieren, Einheiten und Schreibweisen vereinheitlichen, fehlende Pflichtfelder ergänzen. Das ist Arbeit für die Leute, die die Daten kennen, nicht für die IT allein. Faustregel: Was ihr jetzt nicht bereinigt, schleppt ihr ins neue System.

Die Daten werden probeweise in eine Testumgebung übernommen. Dann wird geprüft: Stimmen die Summen der offenen Posten, die Lagerwerte, die Salden? Lassen sich typische Vorgänge vom Angebot bis zur Rechnung durchspielen? Plant mindestens eine Testmigration ein, besser zwei. Erst wenn das Ergebnis passt, steht der Stichtag fest.

Am Stichtag wird das alte System für neue Buchungen geschlossen, die finalen Daten werden übernommen und geprüft, und das neue System geht live. Meist reicht dafür ein Wochenende oder ein ruhiger Tag. Wichtig ist ein Drehbuch: wer was wann macht, und woran ihr erkennt, dass die Übernahme vollständig ist.

In den ersten Wochen bleibt das alte System erreichbar, mindestens zum Nachschlagen. Wo es sinnvoll ist, laufen einzelne Bereiche eine Zeit lang parallel, etwa ein Vergleich des ersten Monatsabschlusses. So gewöhnt sich das Team an das Neue, und ein Fehler betrifft nicht sofort das ganze Unternehmen.

Hypercare ist die begleitete Phase direkt nach dem Start: kurze Wege, feste Ansprechpartner, schnelle Korrekturen. Typisch sind die ersten Wochen bis einschließlich des ersten Monatsabschlusses. Hier zeigt sich, was im Test niemand bedacht hat.

Der beste Stichtag für eine ERP-Umstellung ist ein Jahres- oder Periodenwechsel. Dann beginnt im neuen System ein sauberer Abschnitt, und ihr müsst keine halben Perioden zwischen zwei Systemen aufteilen.

Der Jahreswechsel ist für die Buchhaltung am saubersten: Das alte Geschäftsjahr wird im alten System abgeschlossen, das neue startet mit Saldenvorträgen. Der Haken: Rund um den Jahreswechsel ist ohnehin viel los, mit Inventur, Jahresabschluss und Urlaub. Ein Monats- oder Quartalswechsel ist deshalb oft die entspanntere Wahl, verlangt aber eine saubere Abgrenzung der laufenden Periode.

Unabhängig vom Datum gilt: nicht in der Hochsaison, nicht direkt vor dem Urlaub der Schlüsselpersonen, und mit Puffer für eine zweite Testmigration. Ein Stichtag, der wackelt, ist besser verschoben als erzwungen.

Altdaten, die nicht ins neue ERP übernommen werden, müsst ihr trotzdem bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar halten. Das Abschalten des alten Systems ist deshalb der letzte Schritt, nicht der erste.

Die Fristen stehen in § 147 der Abgabenordnung: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen wie Geschäftsbriefe. Elektronische Unterlagen müssen während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen. Für den Systemwechsel gibt es eine Erleichterung: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt es, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.

Praktisch heißt das: Entweder läuft das alte System für Auskünfte weiter, nur noch lesend und abgesichert, oder die Altdaten werden vor der Abschaltung in ein auswertbares Archiv überführt. Welcher Weg passt, hängt vom Alter des Systems und vom Datenvolumen ab. Klärt die Details mit eurer Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die meisten Probleme bei einer ERP-Migration sind vorhersehbar. Diese sieben tauchen besonders oft auf.

Als autorisierter mesonic-Partner führen wir WinLine ein, vor allem in Handel und Produktion, und übernehmen dabei auch die Daten aus dem bisherigen System. Bevor es losgeht, prüfen wir, ob überhaupt ein Wechsel nötig ist. Manchmal reicht es, das bestehende System zu erweitern.

Für ein Migrationsprojekt benennen wir zu Beginn eine verantwortliche Person, die alle beteiligten Bereiche zusammenhält, vom Innendienst über Technik und Consulting bis zur Softwareentwicklung. Ein kurzes Kick-off bündelt alle Informationen und klärt offene Fragen. Danach arbeiten wir in Etappen mit Zwischenständen, mit Parallelphase, wo es geht, und mit Schulung. Am Ende stehen ein Übergabegespräch und eine vollständige Dokumentation, die ihr behaltet.

Was WinLine kann und für wen es passt, steht in unserem Beitrag zu mesonic WinLine. Wer im Handwerk vor der Frage steht, ob es überhaupt ein ERP sein muss, findet die Einordnung im Beitrag zu ERP im Handwerk. Wie Erweiterungen und Schnittstellen rund um den Kern aussehen, zeigt unser Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware. Mehr zu unserem Vorgehen steht auf der Seite ERP und mesonic WinLine.