Was kostet eine Handwerkersoftware – und wie rechnet ihr aus, ob sie sich lohnt?
»Was kostet das?« ist bei Handwerkersoftware die falsche erste Frage. Die bessere lautet: Was kostet es uns, so weiterzumachen wie bisher? Wie ihr beides gegeneinander rechnet, welche Posten im Listenpreis selten auftauchen und wann Cloud oder eine gewerkespezifische Lösung passt – mit Formel und Rechenbeispiel.
Was eine Handwerkersoftware kostet – und warum der Listenpreis wenig sagt
Eine Zahl, die für alle passt, gibt es nicht. Was eine Handwerkersoftware kostet, hängt vor allem von drei Dingen ab: wie viele Leute im Büro und draußen damit arbeiten, welchen Funktionsumfang ihr braucht und wie abgerechnet wird – als Miete pro Nutzer und Monat, oft in der Cloud, oder als Kauflizenz mit laufendem Wartungsvertrag für Updates und Support.
Vergleichen lassen sich Angebote trotzdem schwer, weil der Listenpreis selten alles enthält. Was dazukommt, entscheidet oft mehr über die Gesamtkosten als die monatliche Rate:
Unser Rat: Lasst euch die Kosten für das erste Jahr vollständig aufschreiben, inklusive Einführung, und die Folgejahre getrennt davon. Erst dann sind zwei Angebote wirklich vergleichbar.
So rechnet ihr aus, ob sich eine Handwerkersoftware lohnt
Ob sich eine Software rechnet, hängt weniger vom Preis ab als davon, was sie im Betrieb verändert. Dafür reichen drei Größen, die ihr selbst schätzen könnt:
Zeit messen
Wie viele Stunden gehen pro Woche fürs Abtippen drauf?
Eine Woche mitschreiben
Stundenzettel übertragen, Lieferscheine zuordnen, Angebote aus alten Vorlagen zusammensuchen: Lasst das Büro eine Woche lang notieren, wofür Zeit draufgeht. Die Zahl ist fast immer höher als gedacht.
Verluste schätzen
Was wird heute gar nicht abgerechnet?
Material und Nachträge
Material, das auf der Baustelle verbraucht, aber nie erfasst wurde, und Nachträge, die per Zuruf entstehen: Schaut euch ein paar abgeschlossene Aufträge an und schätzt, was dort liegen geblieben ist.
Kosten vollständig machen
Was kostet die Software tatsächlich?
Einmalig und laufend
Laufende Kosten pro Monat auf der einen Seite, Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung auf der anderen. Beides gehört in die Rechnung.
Teilt ihr die Einmalkosten durch den monatlichen Nutzen, wisst ihr, nach wie vielen Monaten sich die Umstellung bezahlt macht. Für den Stundensatz setzt ihr nicht den reinen Lohn an, sondern einen internen Satz, der auch Arbeitsplatz und Gemeinkosten enthält.
Die teuerste Software ist oft die, die man nicht hat – weil man ihre Kosten jeden Freitag im Büro bezahlt.
Eure Rechnung Schritt für Schritt
Damit die Formel greifbar wird, gebt jedem Posten einen Buchstaben und setzt eure eigenen Werte ein. Ein Beispiel für die Zeit: Spart das Büro fünf Stunden pro Woche, sind das gut 21 Stunden im Monat. Multipliziert mit eurem internen Stundensatz ergibt das den ersten Posten.
Wie stark die Zeit ins Gewicht fällt, zeigt schon eine einzige Stunde pro Woche: Übers Jahr sind das gut 50 Stunden. Deshalb lohnt es sich, die eigenen Zahlen eine Woche lang sorgfältig mitzuschreiben und lieber vorsichtig zu schätzen – dann ist das Ergebnis belastbar.
Was in der Rechnung fehlt, aber trotzdem zählt: weniger Rückfragen zwischen Baustelle und Büro, schnellere Rechnungen und damit früher Geld auf dem Konto.
Cloud oder installiert?
Die meisten neuen Lösungen laufen in der Cloud: im Browser und als App, ohne eigenen Server. Das spart Wartung, Updates kommen automatisch, und draußen auf der Baustelle sind die Daten aktuell. Dafür zahlt ihr dauerhaft Miete, braucht eine verlässliche Internetverbindung und gebt eure Daten in die Obhut des Anbieters.
Eine installierte Lösung auf eigenem Server bleibt unter eurer Kontrolle, verlangt aber jemanden, der sich um Sicherung, Updates und den Zugriff von unterwegs kümmert. Fragt in jedem Fall nach, wo die Daten liegen und ob ihr sie jederzeit vollständig exportieren könnt.
Gewerkespezifisch oder allgemein?
Gewerkespezifische Software ist auf die Abläufe eines Gewerks zugeschnitten, etwa Wartungsverträge und Anlagenhistorie im SHK-Bereich oder Prüfprotokolle im Elektrohandwerk. Sie passt schnell, wird aber eng, sobald ein Betrieb mehrere Gewerke anbietet. Allgemeine Handwerkersoftware deckt die gemeinsamen Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung ab und lässt sich breiter einsetzen; dafür fehlt manches Spezialwerkzeug.
Grob gesagt: Ein Betrieb mit einem Gewerk und klarem Leistungsangebot kommt mit einer Branchenlösung gut zurecht. Wer mehrere Gewerke oder Baustelle und Kundendienst parallel steuert, braucht eine gemeinsame Datenbasis. Ab wann daraus ein ERP wird, steht in unserem Beitrag ERP im Handwerk.
E-Rechnung: ein guter Anlass zum Nachrechnen
Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken, ab 2028 gilt das für alle. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Wer für Geschäftskunden arbeitet und dessen Software das nicht kann, muss ohnehin handeln – ein guter Zeitpunkt, die Rechnung von oben einmal durchzugehen. Die Fristen im Überblick stehen in unserem Beitrag zu DMS und E-Rechnung.
Wie wir das mit euch durchrechnen
Als conmeet-Partner führen wir für Handwerk und Bau eine Software ein, die Angebot, Baustelle, Nachtrag und Rechnung in einem System zusammenführt. Bevor wir über Lizenzen reden, schauen wir mit euch auf die Abläufe und rechnen durch, was eine Umstellung bei euch bringen würde – mit euren Zahlen, nicht mit unseren. Kommt dabei heraus, dass eure bisherige Lösung reicht, sagen wir das auch.
Mehr zu conmeet steht auf unserer Seite Software für Handwerk und Bau.
Häufige Fragen zu Kosten und Auswahl
Was kostet eine Handwerkersoftware im Monat?
Das hängt von Nutzerzahl, Funktionsumfang und Lizenzmodell ab, entsprechend groß ist die Spanne. Dazu kommen oft Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vergleicht deshalb die Kosten für das erste Jahr insgesamt, nicht nur die Monatsrate, und lasst euch alle Posten schriftlich geben.
Wie rechne ich aus, ob sich eine Handwerkersoftware für meinen Betrieb lohnt?
Schätzt die Stunden, die pro Monat fürs Abtippen und Zusammensuchen draufgehen, und multipliziert sie mit einem internen Stundensatz. Addiert Leistungen, die heute nicht abgerechnet werden, und zieht die laufenden Softwarekosten ab. Teilt die Einmalkosten durch diesen monatlichen Nutzen, und ihr wisst, nach wie vielen Monaten sich die Umstellung bezahlt macht.
Was unterscheidet eine gewerkespezifische Software von einer allgemeinen Handwerkersoftware?
Gewerkespezifische Software bildet die Besonderheiten eines Gewerks ab, etwa Wartungsverträge im SHK-Bereich oder Prüfprotokolle im Elektrohandwerk. Allgemeine Handwerkersoftware deckt die gemeinsamen Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung ab und passt besser zu Betrieben mit mehreren Gewerken.
Welche Vor- und Nachteile hat Handwerkersoftware in der Cloud?
Vorteile: kein eigener Server, automatische Updates, aktuelle Daten auch auf der Baustelle. Nachteile: dauerhafte Mietkosten, Abhängigkeit von Internetverbindung und Anbieter. Wichtig ist, dass ihr eure Daten jederzeit vollständig exportieren könnt.
Muss meine Handwerkersoftware E-Rechnungen können?
Für Rechnungen an andere Unternehmen ja: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Empfangen können müssen alle Betriebe E-Rechnungen bereits seit 2025.
Erstellt mit KI-Unterstützung, Überarbeitung sowie Freigabe von David Lensing. [Wie wir mit KI arbeiten →]
Oliver, Frank und Andreas
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